Para organizar um evento corporativo, defina primeiro o objetivo, a data, o número de convidados e o formato; depois escolha o espaço, feche buffet, som e telão, confira AVCB e acesso, e combine por escrito os horários de montagem e desmontagem. Esta lista ajuda a não esquecer nada.
O que definir antes de procurar o espaço?
- Objetivo do evento: palestra, treinamento, lançamento de produto, premiação ou confraternização.
- Data e horário, com uma segunda opção de data.
- Número estimado de convidados.
- Formato: auditório, coquetel em pé ou jantar sentado.
- Orçamento aprovado e quem aprova a proposta.
Como escolher o espaço para o evento corporativo?
Compare os espaços pelos mesmos itens: capacidade no formato que você precisa, estrutura de som, telão e microfone, buffet, mobiliário, acessibilidade e localização. Por exemplo, a RM Eventos opera três casas na Vila Olímpia: a Elettra recebe de 30 a 500 convidados, o Espaço 1003 de 30 a 400 e o Illustre de 30 a 150, e o auditório comporta de 20 a 160 pessoas, conforme o layout. Veja a página de eventos corporativos em SP e a do auditório na Vila Olímpia.
O que confirmar com o espaço antes de fechar?
- Se o buffet é próprio e quais cardápios existem, do finger food ao menu completo.
- Se som, iluminação, telão, microfone e Wi-Fi estão incluídos.
- Horário de montagem e de desmontagem.
- Valet ou estacionamento por perto.
- Se o espaço tem AVCB, o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros. Saiba o que é AVCB.
- Tudo isso por escrito, na proposta.
Segundo a RM Eventos, o aluguel das casas inclui buffet próprio da Chef Fabiana Cortellini, som, iluminação, mobiliário, painéis de LED e valet, e as três casas têm AVCB.
O que fazer na semana do evento?
- Enviar ao espaço o roteiro com horários de cada parte do evento.
- Mandar as apresentações e testar o telão e o microfone.
- Confirmar o número final de convidados com o buffet.
- Enviar aos convidados o endereço e como chegar: na Vila Olímpia, pela Estação Vila Olímpia ou pela Avenida Brigadeiro Faria Lima.
- Definir quem da empresa fala com a equipe do espaço no dia.
O que fazer depois do evento?
Confira a desmontagem e os itens da empresa, peça fotos e vídeos do evento e envie uma pesquisa rápida aos convidados. Isso ajuda a planejar o próximo evento. Para entender os custos, veja quanto custa alugar um espaço de eventos na Vila Olímpia.
Principais pontos
- Antes do espaço, defina objetivo, data, convidados, formato e orçamento.
- Compare os espaços pelos mesmos itens e peça tudo por escrito.
- Confirme buffet, som, telão, montagem, estacionamento e AVCB.
- Para pedir proposta à RM Eventos, chame no WhatsApp (11) 98368-9809.
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